Směrnice

Vnitropodnikové směrnice musí být sestavené stručně, přehledně a vycházet z platných zákonů, které tímto upřesňují. Povinnost mít směrnice v nás podvědomě vyvolává negativní emoce a odpor. To, že se něco „musí“ dodržovat, chápeme jako omezování. A to, že je navíc „musíme“ mít písemně, nám připadá zbytečné a obtěžující.

 
 

Proč je musím je mít?

Kvalitně sestavené vnitropodnikové směrnice v souladu s platnou legislativou mají např. následující funkce:
  • zabraňují nedorozumění, řeší nejasnosti v postupech, řeší odpovědnosti jednotlivých pracovníků či pracovních pozic,
  • upřesňují zákon a tam, kde je to nutné, vybírají z možností daných zákonem, 
  • zajišťují dodržování stejných postupů v jednotlivých činnostech, zajišťují kontinuitu vedení účetnictví i jiných postupů, zajišťují přehlednost, průhlednost a zejména v zastupitelnost jednoho pracovníka druhým, bez časovně názočného předávání hromad informací,
  • mají také důležitou informační a dokladovou funkci v případě externího auditu, v případě kontroly finančního úřadu, aj.

 

Rozsah směrnic

Každá firma bude přistupovat k vytvoření směrnic přistupovat různě, protože jiné směrnice bude potřebovat OSVČ, jiné rodinná firma o třech zaměstnancích a jiné akciová společnost.
 
U větších společností nebo v některých specializovaných společnostech, které to vyžadují, se uplatňují normy ISO (jedná se o normy Mezinárodní organizace pro normalizaci, je jich již přes 18 000). Těmito spevializovanými normami se nezabývám.
 
Vytvořím směrnice pro menší organizace, zejména z pohledu účetního oddělení.

Z povahy účetnictví, které by mělo sloužit k vytváření řádu ve společnosti, to pak bude právě ekonomické oddělení, účetní či daňový poradce, který ve společnosti vytváří, mění a aplikuje směrnice.   Směrnice jsou ty, jejichž tvorba je nepřímo stanovena legislativou, a směrnice, potřebné k usnadnění organizace a optimalizaci procesů v organizaci.


Vytvořím jen ty směrnice, pro které má účetní jednotka náplň a důvod. Interní směrnice, které vyplývají z legislativy, jsou zejména:

  • základní vymezení účetnictví systém vedení účetnictví, účtový rozvrh,

  • organizační pravidla kompetence a podpisové vzory, oběh účetních dokladů, harmonogram účetní závěrky, inventarizace, archivace účetních dokladů,

  • specifika účtování – dlouhodobý majetek, odpisový plán, zásady pro časové rozlišení nákladů a výnosů, kurzové rozdíly, cizí měny, zásoby, inventarizační rozdíly, opravné položky, pracovní cesty a poskytování cestovních náhrad, pracovněprávní záležitosti, pokladna, deriváty, rezervy, odložená daň.

 

Základní interní směrnice by měli obsahovat následující oblasti:

  • účtový rozvrh (ukládá zákon o účetnictví v § 14),

  • korunová hranice pro stanovení hodnot dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku (§ 6 a § 7 vyhlášky č. 500/2002 Sb.),

  • odpisový plán (ukládá zákon o účetnictví v § 28),

  • účtování o zásobách – metoda A nebo B (vyhláška č. 500/2002 Sb., ČÚS – Zásoby),

  • inventarizační rozdíly – technologické a technické ztráty, které se nepovažují za manko (zákon o účetnictví a ČÚS – Inventarizační rozdíly) a ztráty v rámci norem přirozených úbytků zásob,

  • způsob přepočtu majetku v cizí měně na Kč (§ 24 zákona o účetnictví),

  • časové rozlišení (zákon o účetnictví, standardy, zákon o dani z příjmů),

  • organizační pravidla, zejména odpovědnostní záležitosti (hmotné odpovědnosti, podpisové vzory)

 

Směrnice a zákony

V letech 2003 a 2004 vstoupily v platnost České účetní standardy a byly provedeny významné změny v zákoně o účetnictví (např. i v souvislosti se vstupem do EU). Účetním jednotkám byl poskytnut větší výběr při účtování nákladů a tím vznikla nutnost upřesnit jednotlivé postupy a skutečnosti v interních směrnicích.
 
I když zákony přímo neukládají jejich tvorbu, lze z jednotlivých ustanovení nepřímo odvodit, že se vydání postupu v dané organizaci - směrnice - předpokládá (např. § 24 odst. 2 písm. j) zákona o daních z příjmů).
 
Účetnictví a daně se řídí mnoha zákony, vyhláškami a standardy. Pro základní představu uvádím základní zákony, které je nutno ve směrnicích podchytit a respektovat:

zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví,

zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů,

zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty,

zákon č. 16/1993 Sb., o dani silniční,

zákon č. 338/1992 Sb., o dani z nemovitostí,

zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád,

zákon č. 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně,

zákon č. 284/2009 Sb., o platebním styku,

zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník - ZRUŠENO OD 1.1.2014, ale vztahuje se na případy vzniklé do 31.12.2013

zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, 

Zákon č. 90/2012 Sb., o obchodních korporacích, 

zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce,

České účetní standardy,

vyhláška č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb.,

pokyny MF ČR řady D,

pokyny GFŘ řady D.

 

Zásady při tvorbě směrnic

Směrnice mají především usnadňovat práci všem dotčeným pracovníkům a určit jim jednoznačné postupy jejich práce:

  • stručnost a přehlednost - nejsme spisovatelé, opisovat zákon nemá smysl
  • srozumitelnost – cizí slova a paragrafy ke srozumitelnosti nepřispívají
  • jednoznačnost – „jak“ „co“ „kdy“ „kdo“, žádné „možná“ nebo „pravděpodobně“
  • dodržet zákony – vycházet z platného znění předpisů a díky našim zákonodárcům neustále aktualizovat, 

.... a stručné a přehledné směrnice se snadno a rychle aktualizují, čímž se vracíme na začátek, kolo se uzavřelo. :-)

 

A jak mají směrnice vypadat?

Měli bychom mít na paměti, že důležitější než forma je obsah. Avšak, s uživatelsky příjemně zpracovanými směrnicemi se lépe pracuje a nevytváří sami o sobě negativní pocity. Elektronické směrnice lze sdílet s ostatními. Šetříme tím životní prostředí a směrnice lze snadno měnit, aktualizovat a rozšiřovat.
 
Struktura každé směrnice by z dúvodů snadné orientace měla být stejná. 

  • záhlaví
    • identifikační údaje firmy dle nastavené firemní kultury,
    • název směrnice – jednoduše, stručně,
  • obsah směrnice
    • odkáz na příslušné předpisy,
    • uvést stručně to, co by bylo zdržující hledat v zákonech,
    • uvést dle podmínek firmy, uvést hodnotové hranice,
    • uvést, koho se daná směrnice týká, popřípadě které směrnice ruší,
  • zápatí
    • účinnost – zda na dobu neurčitou, do změny, nebo omezeně,
    • datum a místo vydání,
    • kdo schválil směrnici (většinou statutární orgán),
    • počet stran a číslo stránky – usnadní orientaci v delších směrnicích.

 
Toto členění je pouze doporučením a vychází jednak z korespondenčních zvyklostí a jednak z formy, jakou jsou psány zákony.

 

Závěrem

Interní směrnice jsou velmi individuální záležitostí právě proto, aby přesně upravovali a řešili podmínky dané firmy. Nelze je jednoduše zobecnit, a i proto by měly být vytvořeny přímo na míru příslušné firmy co do obsahu i formy.
 
Nesmíme dopustit, aby pravidla a směrnice zastaraly a ztratily svoji aktuálnost.